Uw privacy is belangrijk voor ons. Een zin die op zeer korte tijd is uitgegroeid tot een klassieker.
Zoals vele bedrijven en verenigingen, verzamelen ook wij bij Castrum enkele persoonsgegevens.
Uiteraard zijn wij bij Castrum ook begaan met uw privacy en we willen u daarom graag melden welke gegevens verzameld worden en wat we ermee doen.
Welke gegevens verzamelen wij, en waarom?
Onze nieuwsbrief
Naar goede gewoonte stuurt Castrum maandelijks een nieuwsbrief om mensen uit te nodigen voor haar activiteiten en nieuwtjes mee te delen.
Bij het registreren hiervoor laten gebruikers enkele gegevens achter:
– naam & emailadres (verplicht) + clubnaam & studentenclub (optioneel)
Om vrij evidente redenen hebben we deze gegevens nodig om de nieuwsbrief tot bij u te krijgen.
Onze webshop
Wanneer u een artikel bestelt via onze webshop, om het tijdens een volgende cantus in ontvangst te nemen, vragen wij ook enkele gegevens.
– naam & emailadres (verplicht) + clubnaam (optioneel)
Ook hier is de reden waarom we deze gegevens verzamelen puur om het onszelf makkelijk te maken uw bestelling vlot te verwerken.
Aanwezigheden
Bij inschrijving voor een speciale activiteit (bv.: galacantus, familiedag, …) worden ook uw naam en clubnaam geregistreerd. Dit doen we om tijdens de activiteit vlot te kunnen afvinken of alle ingeschrevenen de weg gevonden hebben naar de activiteit.
Ook tijdens onze cantussen noteert de quaestor/quaestrix plichtsgetrouw de aanwezigheden van eenieder tijdens het afrekenmoment. Dit met het oog op een statistische verwerking.
Toegang tot de gegevens en de verwerking ervan
Enkele het actieve praesidium heeft toegang tot de door u verstrekte gegevens.
De verwerking ervan gebeurt louter op interne basis en uw gegevens worden op geen enkel moment gedeeld met andere partijen.
Vanuit een lichte verzamelwoede en een liefde voor statistiek (dixit Shady) worden deze gegevens bijgehouden en verwerkt om voor onszelf een beeld te schetsen over wie er afzakt naar onze cantussen en tot waar onze naam en faam reiken. Het bijhouden van de aanwezigheden dient nog een tweede doel.
Voor de praesesverkiezing, traditioneel tijdens de junicantus, is het belangrijk om een beeld te hebben over hoe vaak een bij Castrum gedoopt en ontgroend lid aanwezig is geweest. Enkel aan wie 1/3 van het aantal cantussen aanwezig geweest is, wordt het recht voorbehouden zijn stem te laten klinken.
Ook voor (kandidaat) schachten zijn de aanwezigheden belangrijk. Bij onvoldoende aanwezigheden in het vorige academiejaar wordt de kandidatuur als schacht geweigerd en voor schachten die reeds in de schachtenbak zitten leidt onvoldoende aanwezigheid tot het niet doorgaan van hun ontgroening.
Archief
Castrum houdt ook een archief bij met daarin een oplijsting van alle afgelegde en nog lopende ontgroeningsopdrachten met bijhorende schachten. Ook is op onze website een lijst te vinden met alle praesidia sinds de oprichting.
Uw rechten
Aangezien het om uw gegevens gaan, heeft u uiteraard steeds het recht om deze gegevens in te kijken, of om uw gegevens te laten schrappen.
– Voor de nieuwsbrief kan dit door eenvoudigweg op de link onderaan de nieuwsbrief te klikken.
– Voor alle andere vragen volstaat een eenvoudig mailtje aan de Ab Actis (abactis@castrum.be).